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La ZOOM FATIGUE, ovvero la stanchezza generata dai numerosi meeting online

Mentre stavo preparando alcuni webinar per un cliente, ho letto un articolo molto realistico su di un aspetto della nuova quotidianità emerso con il lavoro in remoto.

Oggi, infatti, parliamo dell’Elefante nella stanza, The elephant in the room, che è un’espressione tipica della lingua inglese per indicare una verità che, per quanto ovvia e appariscente, viene ignorata o minimizzata. Di che cosa sto parlando?

Della Zoom Fatigue.

Cioè della stanchezza e dei dubbi che in molte persone genera lavorare ed interagire attraverso “il muro di vetro” come lo aveva definito Z. Bauman, noto sociologo scomparso da pochi anni (se vuoi approfondire puoi leggere il suo intervento a Meet The Media Guru del 2014 qui).  

 

L’ultimo articolo apparso su The Conversation, parla proprio di ZOOM FATIGUE , una fatica psicologica vera, reale, tangibile individuata da due ricercatori: Libby Sander ed Oliver Bauman.

Tra incontri su Zoom, Meet, Google Hangout, Bluejeans il numero di meeting in compresenza online dall’arrivo di Covid-19 è cresciuto esponenzialmente ed ha generato in molti:

  • Stanchezza, spossatezza
  • Overload cognitivo
  • Senso di inadeguatezza, vergogna

Ma vediamo perché:

la prima, la stanchezza è direttamente connessa alla seconda, l’overload cognitivo: il nostro cervello deve prestare attenzione a troppe cose contemporaneamente.

Sei davanti allo schermo e vedi alcune facce, altre non le vedi proprio, ma senti i rumori di fondo perchè l’organizzatore non ha inserito la funzione silenzia tutti i partecipanti in entrata.

Il tuo cervello sta cercando di comprendere, a livello subconscio, se si può fidare oppure no, se la persona che hai di fronte è sincera e ben intenzionata o no, con pochi elementi.

Di solito, in compresenza, captiamo una serie di informazioni grazie ai nostri 5 sensi, ad esempio dal contatto visivo, ma anche l’olfatto, oppure dalla direzione del corpo dell’altro, dalla rapidità di eloquio. Informazioni spesso smorzate o mancanti perché i partecipanti non guardano in telecamera, oppure la telecamera non è frontale o addirittura è spenta per garantire una maggiore banda, quindi c’è solo la voce interrotta dalla rete pessima.

Ed allora perdi il filo del discorso e devi ricordarti dove eri arrivato prima che mancasse il segnale. 

Oppure inizia la noia, perchè chi parla è monocorde o autoreferenziale, ed allora inizi a guardare il cellulare o le email, e perdi di nuovo il filo. 

Mettici anche il timore che arrivi il figlio di qualcuno sul più bello durante un consiglio d’ amministrazione!

Ricordi tre anni fa quando fece scalpore il presentatore della BBC?

Ci sono anche persone per le quali è un disagio partecipare a meeting a distanza perché non hanno uno spazio o una postazione fissa in una zona tranquilla della casa. In fin dei conti siamo stati tutti “rinchiusi” in spazi che non erano stati pensati per studiare e lavorare, o giocare, in 4 o più contemporaneamente. 

 

Ed il terzo aspetto: il senso di inadeguatezza. Eh sì perché all’improvviso a tutti è stato chiesto di “metterci la faccia”, e magari a qualcuno questa cosa dà davvero fastidio. Persone abituate a trincerarsi dietro scaffali o pc, che non amano essere notate, si sono trovate obbligate a partecipare ed intervenire in call virtuali.

In fin dei conti si dice che la paura di parlare in pubblico attanagli più della morte…

Tuttavia io sono una strenua sostenitrice del “a tutto c’è una soluzione, fuorchè alla morte”, anche se a volte può essere difficile trovare quella benedetta soluzione, quindi …

Ci sono delle soluzioni alla Zoom Fatigue?

  1. Evita il multitasking: stacca il telefono, togli le notifiche di email o Whatsapp e dedica il tempo del meeting al meeting stesso.
  2. Prendi appunti a mano su un taccuino. Se hai più clienti organizza un taccuino per cliente, per poi avere sempre sotto mano quello giusto nella call giusta!
  3. Prevedi delle pause tra una video call e l’altra, fosse anche solo per 5 minuti (leggi anche Il Metodo Pomodoro)
  4. Chiedi di partecipare SOLO alle riunioni in cui è importante la tua presenza. Niente riunioni fiume 5 giorni su 5 con 10 persone di cui 8, magari, avrebbero potuto fare altro ed investire il tempo in modo più produttivo. Va da sè che chi ha indetto la riunione avrà condiviso un’agenda co-creata che permetta di capire chi è indispensabile che ci sia e chi no. 
  5. Quando sei tra i partecipanti scegli Speaker view: l’impostazione della Gallery di Zoom (se usi quello) che ti permette di vedere solo chi sta parlando.
  6. Se invece stai parlando tu, puoi scegliere di nascondere la tua immagine profilo dalla tua vista. Su Zoom basterà andare sui tre punti dove potrai cambiare nome oppure trovare “unmute” e cliccare “Hide Self View”.
  7. Organizzati per nominare un Co-host, la persona che, per esempio leggerà i commenti nella Chat mentre tu presenti.  Basterà andare sul nome della persona e cliccare su “nominate co-hosts”.
  8. Quando puoi scegli una rapida telefonata… o un vocale Whatsapp. 
  9.  Oppure una sana vecchia “email”. 

Se ti fa piacere, fammi sapere se questo articolo sulla Zoom Fatigue ti è stato utile! E tu, come la vivi?

 

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Problemi di concentrazione? Prova la tecnica del pomodoro

Ti capita di avere delle giornate in cui ti sembra di non aver combinato nulla? 

Mettici i grandi cambiamenti di questo periodo, il misto di preoccupazione e paura ed il dado è tratto!

Alcuni anni fa ho scoperto per caso che tal Francesco Cirillo a fine anni ’80 ha dato il nome “La tecnica Pomodoro” ad un metodo molto semplice di gestione del tempo.

Questa tecnica utilizza il classico timer da cucina, quello a forma di pomodoro, un timer per suddividere il lavoro in intervalli: 1 pomodoro, 4 fette, 4 spicchi da 25 minuti, separati da brevi pause di 3 -5 minuti

Come si utilizza? 

Per prima cosa fai una bella TODOLIST, con tuuuuuutttttto quello che ti viene in mente di fare! 

C’è persino un’app per realizzarla se non sei amante di carta e penna. Quindi separa le cose da fare, le attività in base al tempo che hai davvero a disposizione ed in base all’importanza ed urgenza

Non sempre le cose che arrivano che sembrano urgenti sono anche importanti, e quindi possono anche non stare in cima alla lista. 

Quando hai fatto questo lavoro di scrematura, e sai che per quella tipologia di lavori puoi applicare  questo metodo “veloce” fissa il timer (anche del cellulare! Non hai bisogno del pomodoro 😊) e via con il primo task della lista. 

  Perché? Per trovare la massima carica e concentrazione.

Ogni volta che suonano i 25 minuti potrai prenderti 3/5 minuti di pausa in cui va fatto assolutamente  qualcosa di diverso: no schermo! 

Carica una lavatrice, mangia una mela, guarda fuori dalla finestra, fai tre volte le scale di casa, ascolta musica o  canticchia, coccola il gatto,  il cane o il criceto!

STACCA. 

Ogni 4 sessioni da 25 minuti ti prenderai una pausa un po’ più lunga, 15 minuti. 

E se nei 25 minuti perdessi la concentrazione? 

Nessun problema! Prendi carta e penna, segna che cosa ti è venuto in mente e vai avanti su quello che stavi facendo. 

Nel tempo scoprirai che le distrazioni saranno sempre meno. 

Se questo metodo non è per te perchè ti mette agitazion, “ansia” invece che darti energia scrivimi che tecnica applichi 😊. 

Io per i lavori che richiedono tempo per “entrarci”, quelli che richiedono particolare riflessione preferisco usare fette di tempo da 60 o 90 minuti. 

In questo modo non mi viene lo “stress da prestazione” che inibirebbe la mia creatività (il cortisolo si alza a causa del nostro sistema di fuga/pausa guidato dalle amigdale, e quando è attiva quella parte del cervello, ahimè, la corteccia prefrontale non fa più un buon lavoro). 

La cosa più importante di qualunque metodo di time management che scegli di adottare è darti obiettivi chiari, sfidanti ma anche raggiungibili rispetto al contesto in cui ti trovi.

To be continued…

Se non hai letto l’articolo precedente della serie “soluzioni per ritrovare la concentrazione o lavorare meglio” vai qui

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Creatività, concentrazione, flusso

Succede anche a te di non renderti conto del tempo che passa quando fai qualcosa di piacevole? Leggere un libro, stare con una persona amata, esplorare un museo o andare in bici all’aria aperta? 

Questo stato ha un nome, in psicologia è definito flusso (in inglese flow), o esperienza ottimale.

È uno stato di coscienza in cui la persona è completamente immersa in un’attività. 

Ti sei mai fermato/a ad osservare un bambino quando gioca? per lui non esiste niente altro che quel momento. 

Questa condizione è caratterizzata da un totale coinvolgimento dell’individuo che ha 4 qualità:

  • focalizzazione sull’obiettivo
  • forte motivazione intrinseca
  • positività 
  • gratificazione nello svolgimento del compito

Un altro esempio concreto? L’esperienza raccontata da Alessia Zecchini, campionessa mondiale di apnea, che ho avuto il piacere di accompagnare come coach nella stesura del talk TEDxBergamo nel 2019. 

Il concetto di flusso fu introdotto nel 1975 dallo psicologo Mihály Csíkszentmihályi nella sua teoria del flusso, e si è poi diffuso in vari campi di applicazione della psicologia, come lo sport, la spiritualità, l’istruzione. 

In ogni momento, ciascun individuo riceve una grande quantità di informazioni provenienti dal mondo circostante; gli psicologi hanno scoperto che la mente ne può gestire solo un certo numero alla volta: circa 126 bit di dati al secondo in base allo studio di Csíkszentmihályi del 1956. 

Al contrario, un’intera conversazione “pesa” circa 40 bit, cioè un terzo della nostra capacità, questo è il motivo per cui non è facile focalizzare l’attenzione su altre attività quando si sta tenendo un discorso.

Generalmente ogni individuo è in grado di decidere su cosa vuole concentrare la propria attenzione. 

Tuttavia, quando si è in “stato di flusso” si è completamente assorbiti nell’azione e, senza prendere coscientemente una decisione, si perde la consapevolezza di tutte le altre cose: tempo, persone, distrazioni e persino esigenze fisiologiche. 

Ciò si verifica perché tutta l’attenzione è occupata da quella particolare azione e non ne resta per le altre attività, pur necessarie.

Csikszentmihalyi individua i seguenti fattori che, pur potendo apparire indipendenti l’uno dall’altro, in realtà sono in combinazione tra loro e costituiscono la cosiddetta esperienza di flusso: 

  1. Obiettivi chiari: le aspettative e le modalità di raggiungimento sono chiare.
  2. Concentrazione totale sul compito: un alto grado di concentrazione in un limitato campo di attenzione (la persona non ragiona su passato e futuro, ma solo sul presente) “HO SOLO OGGI”.
  3. Perdita dell’autoconsapevolezza: il soggetto è talmente assorto nell’attività da non preoccuparsi del suo ego.
  4. Distorsione del senso del tempo: si altera la percezione del tempo. Non si rende conto del suo scorrere.
  5. Retroazione diretta e inequivocabile: l’effetto dell’azione deve essere percepibile dal soggetto immediatamente ed in modo chiaro.
  6. Bilanciamento tra sfida e capacità: l’attività non è né troppo facile né troppo difficile per il soggetto.
  7. Senso di controllo: la percezione di avere il controllo della situazione.
  8. Piacere intrinseco: l’azione dà un piacere intrinseco, fine a sé stesso (esperienza autotelica).
  9. Integrazione tra azione e consapevolezza: la concentrazione e l’impegno sono massimi. La persona è talmente assorta nell’azione da fare apparire l’azione naturale.

To be continued…

Se non hai letto l’articolo precedente della serie “soluzioni per ritrovare la concentrazione o lavorare meglio” vai qui. 

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Leadership e creatività

L’arrivo di Covid 19 ha detto, forse, addio ai modelli obsoleti di Leadership fondati sul “one man show”, l’autorità invece dell’autorevolezza. La persona che tutto decide ed altri implementano. La persona che ha la Vision, ma che spesso manca di capacità di coinvolgere il resto del team nell’execution.

Per parlare di questo tema ho scelto di condividere questo talk che è davvero …spettacolare! 

L’ho scoperto anni fa su youtube, per caso, come le migliori cose che succedono nella vita. Ti vengono a trovare loro senza che ne sentissi l’esigenza.

Linda Hill, docente di Business Administration alla Harvard Business School, ha dedicato, con il suo team, centinaia di ore e una decade a studiare organizzazioni ed i loro leader in azione, cercando schemi ricorrenti. 

La conclusione? Per costruire organizzazioni capaci di innovazione continua, dobbiamo abbandonare i nostri preconcetti sulla leadership. 

Guidare l’innovazione non significa solo creare una visione e ispirare gli altri a realizzarla. Per lo meno non basta! 

Anche se come la definisce Simon Sinek in “Start with Why” :

Il  leader ha una grande fiducia  in un mondo che esiste nel futuro ed ha la capacità di comunicarcelo in modo tale da permetterci di immaginarlo con chiarezza

Ma cosa intendiamo per innovazione?

  • ogni cosa nuova e al contempo utile
  • un prodotto, o un servizio
  • può essere un procedimento, o una modalità organizzativa 
  • può essere incrementale, o dirompente

L’innovazione non nasce dal genio solitario, ma dal genio collettivo

Sappiamo che al cuore dell’innovazione c’è un paradosso. 

Io tuo obiettivo come leader e di riuscire a liberare i talenti e le passioni di molte persone e poi imbrigliarle in un lavoro realmente utile. 

  • L’innovazione è un viaggio
  • È una risoluzione collaborativa dei problemi, di solito tra persone con esperienze e punti di vista diversi
  • Le innovazioni raramente arrivano fatte e finite. 

Come molti di voi sanno, di norma sono il risultato di prove ed errori. Molte false partenze, passi falsi ed errori. Il lavoro innovativo può essere molto esaltante, ma anche brutalmente spaventoso. 

Gli studi e monitoraggi di Linda Hill hanno permesso di individuare tre capacità che hanno i team più innovativi:

  1. abrasione creativa
  2. agilità creativa 
  3. risoluzione creativa. 

1. L’abrasione creativa

consiste nell’essere in grado di creare un “mercato” delle idee attraverso dibattiti e conversazioni. 

Le organizzazioni innovative amplificano le differenze, invece di minimizzarle. L’abrasione creativa non è il brainstorming, dove le persone sospendono il loro giudizio. No, sanno come elaborare argomenti accesi ma costruttivi, per creare un portafoglio di alternative. Gli individui, nelle organizzazioni innovative, imparano a indagare, ad ascoltare attentamente, ma – indovinate un po’ ? Imparano anche a difendere il loro punto di vista. Capiscono che l’innovazione raramente avviene senza diversità e conflitti. 

2. L’agilità creativa

è l’abilità di testare e raffinare quel portafoglio di idee attraverso azione, riflessione e correzione. 

Significa apprendere scoprendo, che è l’opposto del pianificare il futuro. 

Significa ‘progettare il pensiero’, con un’interessante combinazione di metodo scientifico e procedimento artistico.

 Significa svolgere una serie di esperimenti, non di episodi pilota.

 Gli esperimenti di norma servono a imparare. Da un risultato negativo si impara comunque qualcosa che dovevamo conoscere. Gli episodi pilota spesso servono a dare conferme. Quando non funzionano, c’è qualcuno o qualcosa da biasimare. 

3. La risoluzione creativa

 cioè l’abilità di prendere decisioni in un modo che contamini idee anche opposte tra loro e le riconfiguri in combinazioni nuove, che producano soluzioni nuove e utili. 

Quando osservate le organizzazioni innovative, non tirano mai a campare. Non fanno compromessi. Non permettono a un gruppo o a un individuo di dominare, anche se è il boss, anche se è l’esperto. Hanno sviluppato, invece, un metodo decisionale paziente e più inclusivo che permette a ogni alternativa di emergere, invece di soluzioni e/o. 

Gli esempi che potete ascoltare nel talk circa le abilità collaborative dei team di Pixar e Google dimostrano che le persone coinvolte padroneggiano le abilità necessarie per farlo. 

Sanno come fare problem solving collaborativo, sanno come apprendere dalle loro scoperte e sanno come prendere decisioni in modo integrato

Nei team vincenti la leadership è stata l’ingrediente segreto

Ma è un tipo di leadership diversa da quella che molti di noi hanno in mente quando pensiamo alla grande leadership. 

L’autrice ci racconta: “Uno dei primi leader che ho incontrato mi disse: “Linda, non leggo libri sulla leadership. Mi fanno solo sentire inadeguato. Nel primo capitolo dicono che dovrei creare una visione. Ma se cerco di realizzare qualcosa di veramente nuovo, non ho risposte. Non so in che direzione stiamo andando, e non sono nemmeno sicuro di capire come arrivarci.” Certo, in alcuni casi la leadership visionaria è proprio quel che ci vuole. “

Ma se vogliamo costruire organizzazioni capaci di innovazione continua, le nostre convinzioni sulla leadership devono essere ripensate. 

Guidare l’innovazione significa creare lo spazio in cui le persone sono disponibili e capaci di fare il duro lavoro della risoluzione innovativa di problemi.

 Nelle realtà più innovative i leader si concentrano sul costruire un senso di comunità e sviluppare queste tre capacità. 

Come definiscono la leadership? Secondo loro, consiste nel creare un mondo cui le persone vogliono appartenere.

Un mondo che vogliono co-creare. 

 Il mio compito di leader è “coltivare” le idee della base, e impedire che degenerino in caos.

” Come vede il suo ruolo? “Sono un modello, sono una ‘colla umana’, un connettore, un aggregatore di punti di vista. 

Non un dittatore. Discuti pubblicamente del tuo ruolo, assumi persone in disaccordo con te. A volte la cosa migliore è essere deliberatamente incerto, vago.” 

E ora alcuni di voi potrebbero chiedersi: cosa pensano queste persone? Stanno pensando, non sono il visionario, sono l’architetto sociale. 

Creo lo spazio dove le persone sono disponibili, e capaci, di condividere e combinare talenti e passioni. Il nostro compito è creare lo spazio in cui i lampi di genio di ciascuno possano essere prima liberati, poi raccolti e trasformati in opere di genio collettivo.

To be continued…

Se non hai letto l’articolo precedente della serie “soluzioni per ritrovare la concentrazione o lavorare meglio” vai qui. 

Foto di Arek Socha da Pixabay

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